1.7.2. Chứng từ sử dụng đối với hàng nhập khẩu.
Khi nhận hàng nhập khẩu, NGN
phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp
thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường.
Một số chứng từ có thể làm
cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường, đó là:
Biên bản kết toán nhận hàng
với tàu
Biên bản kê khai hàng thừa
thiếu
Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ
Biên bản giám định phẩm chất
Biên bản giám định số trọng
lượng
Biên bản giám định của công
ty bảo hiểm
Thư khiếu nại
Thư dự kháng
...
Biên bản kết tóan
nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo-ROROC) Ðây là biên bản được lập giữa cảng
với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác
nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui định.Văn bản này có tính chất
đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng
đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu. Vì vậy đây là căn cứ để
người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo
hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm). Ðồng thời đây cũng là căn cứ để
cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu và cũng là
bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu
theo đúng số lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở.
Biên bản kê khai hàng
thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo-CSC) Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hoá trên ROROC
chênh lệch so với trên lược khai hàng hoá thì người nhận hàng phải yêu
cầu lập biên bản hàng thừa thiếu. Như vậy biên bản hàng thừa thiếu là
một biên bản được lập ra trên cơ sở biên bản kết toán nhận hàng với tàu
và lược khai.
Biên bản hàng hư
hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR) Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích,
nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công
ty giao nhận, kho hàng). và tàu phải cùng nhau lập một biên
bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá. Biên bản này gọi là biên bản xác
nhận hàng hư hỏng đỏ vỡ do tàu gây nên.
Biên bản giám
định phẩm chất (Survey report of quality) Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất
thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ
quan giám định chuyên nghiệp cấp.Biên bản này được lập theo qui định trong hợp
đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.
Biên bản giám
định số lượng/ trọng lượng Ðây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của
lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu.
Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám
định cấp sau khi làm giám định.
Biên bản giám
định của công ty bảo hiểm. Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận
tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để
làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất.
Thư khiếu nại Đây là văn bản đơn phương của người
khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị
khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có
quyền khiếu nại).
Thư dự kháng
(Letter of reservation): Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có
nghi ngờ gì về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng
để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của
mình. Như vậy thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình trạng tổn
thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người
chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở. Sau khi làm thư dự kháng
để kịp thời bảo lưu quyền khiếu nại của mình, người nhận hàng phải tiến
hành giám định tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định tổn thất
hoặc biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng để làm cơ sở tính toán tiền đòi bồi
thường.
CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH REAL LOGISTICS
2.1. Giới thiệu chung về công ty
Real Logistics
2.1.1.
Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.1. Hoàn cảnh ra đời
Công
ty TNHH Real Logistics tên tiếng Việt là công ty TNHH Tiếp Vận Thực được thành
lập năm 2010, là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao vận tải hàng hóa
quốc tế và môi giới hải quan, cung cấp các dịch vụ toàn cầu, bao gồm cả trong
nước và trên thế giới, vận tải đường hàng không và vận tải biển, hải quan,
chuẩn bị tài liệu, dịch vụ hậu cần, quản lý chuỗi cung ứng, lưu kho.
Tên
doanh nghiệp: công ty TNHH Tiếp Vận Thực
Tên
giao dịch: REAL LOGISTICS
Số
điện thoại: (08)62616688
Fax:
(08)62616665
Vốn điều lệ: 4.000.000.000
Mã
số thuế: 0309561064
2.1.1.2. Quá trình phát triển
Công
ty hiện đang xây dựng một trung tâm logistics tại TP Hồ Chí Minh và mở rộng văn
phòng đến những nơi khác ở Việt Nam như: Hà Nội, Đà Nẳng, Hải Phòng. Hiện nay,
công ty Real Logistics mang thương hiệu của mình vào trong thị trường Logistics
đích thực là một thị trường mà trong đó Logistics là quá trình tối ưu hóa mọi
công việc, mọi thao tác từ khâu cung ứng, sản xuất, phân phối và tiêu dùng sản
phẩm, chứ không phải chỉ là "kho"và "vận ","giao"
và "nhận" như một số người lầm tưởng. Logistics được áp dụng trong
nhiều lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế - xã hội, như: quân sự, kinh tế,
xã hội … Logistics được áp dụng trong công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận
tải, du lịch …trong mỗi ngành sẽ có những đặc thù riêng. Có thể nghiên cứu
Logistics trên hai giác độ: vi mô và vĩ mô. Ở tầm vi mô, Logistics là việc tối
ưu hóa mọi thao tác, hoạt động trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn. Ở tầm vĩ
mô, có thể coi Logistics là một nghành dịch vụ giúp tối ưu hóa quá trình phân
phối, vận chuyển dữ các nguồn lực, giúp các quốc gia và nhân loại phát triển
bền vững, hiệu quả .
Đằng sau những kinh nghiệm bao quát của công
ty về cung cấp những dịch vụ cung ứng và các giải pháp, khách hàng có thể được
đảm bảo giải quyết các yêu cầu về Logistics mà nó thỏa mãn những mong muốn của
khách hàng một cách tốt nhất. Tại công ty Real Logistics, dịch vụ khách hàng
được xem là nhu cầu thiết thực nhất để đảm bảo sự canh tranh của công ty là
không bao giờ thay đổi và là cơ hội để thử thách trên môi trường làm việc
2.1.2.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty Real Logistics
2.1.2.1. Chức năng
Theo giấy phép
kinh doanh mà công ty được nhà nước cấp, công ty thực hiện các nghành nghề kinh
doanh cụ thể sau:
─
Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô,
đường thủy nội địa, đường hàng không. Kinh doanh vận tải đa phương thức, đại lý
tàu biển, đại lý vận tải đường biển, đại lý container và hàng hóa.
─
Mua bán cho thuê phương tiện, thiết bị
xếp dỡ, vận chuyển máy móc thiết bị phục vụ cảng biển. Sửa chữa đóng mới
container, rơ mooc, phương tiện bốc xếp.
─
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu, dịch vụ xếp dỡ hàng hóa, dịch vụ khai thuế hải quan.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
─
Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của công ty
là giảm tối đa chi phí vận chuyển, thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu cho các
doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức xuất nhập khẩu trong nước. Nhiệm vụ này được
thực hiện trong khả năng của công ty. Xúc tiến nhanh việc giao nhận, vận chuyển
hàng hoá giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu trong và ngoài nước. Cung cấp kịp
thời các dịch vụ tư vấn về thông quan hàng hoá, phương thức vận chuyển và các
vấn đề khác về vận tải bảo hiểm.
─
Kiềm hãm, giảm bớt dòng lưu chuyển của
đồng ngoại tệ ra nước ngoài, góp phần cân bằng cán cân thanh toán của quốc gia.
Tham gia thúc đẩy các doanh nghiệp chủ động giành quyền lợi trong việc thuê
tàu, tìm kiếm lợi nhuận cho chính công ty.
─
Cung cấp kịp thời, nhanh chóng các dịch
vụ trong lĩnh vực vận tải, và các chứng từ cần thiết theo yêu cầu của khách
hàng. Thông báo giá cước, phí dịch vụ và thông tin về hàng hoá, tàu bè chính
xác, tiết kiệm, nhanh chóng và hiệu quả.
─
Chăm sóc khách hàng một cách nhiệt tình,
có trách nhiệm với công việc và hỗ trợ giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh
cho khách hàng liên quan đến vận tải.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty
Real Logistics
2.1.3.1. Cơ cấu nguồn nhân lực của
công ty Real Logistics
Bảng
2.1 : Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty Real Logistics
|
STT
|
TRÌNH ĐỘ
|
SỐ LƯỢNG
|
TỈ LỆ (%)
|
|
1
|
ĐẠI HỌC
|
12
|
60
|
|
2
|
CAO ĐẲNG
|
5
|
25
|
|
3
|
TRUNG HỌC CHUYÊN NGHIỆP
|
3
|
15
|
|
TỔNG CỘNG
|
20
|
100%
|
|
(Nguồn: báo cáo bộ phận nhân sự năm
2011)
Nhận
xét:
Qua bảng “ cơ cấu nguồn nhân lực của công ty ” cho thấy
trình độ học vấn của nhân viên công ty Real Logistics tương đối cao. Số người
có trình độ đại học chiếm tỉ lệ 60% ( 12/20 người) trong đó có 10 nhân viên đã
được đào tạo qua chuyên ngành XNK, rất phù hợp với công việc giao nhận. Kế đến
là nhân viên có trình độ cao đẳng chiếm tỉ lệ 25% ( 5/20 người) chuyên phụ
trách công việc kế toán, sổ sách và hành chính văn phòng.
Công ty Real Logistics có Ban giám đốc, trình độ quản lý
tốt và đội ngũ nhân viên có năng lực về nghiệp vụ chuyên môn, nhiệt tình có
tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Công ty xác định được tầm quan trọng của nguồn nhân lực
vì vậy công ty thường xuyên chú trọng đến việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên
môn và không ngừng phát triển nguồn nhân lực của công ty.
2.1.3.2.
Sơ đồ tổ chức hoạt động của công ty Real Logistics
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH REAL LOGISTICS
(Nguồn nhân sự công ty TNHH
REAL LOGISTICS)
Nhận
xét:
Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty REAL LOGISTICS ta
thấy có đặc điểm là trong quá trình điều hành, nó đảm nhiệm được nguyên tắc
thống nhất chỉ huy, một nguyên tắc quan trọng trong nguyên lý quản trị, mệnh
lệnh của cấp trên được chuyển trực tiếp xuống cấp dưới một cách nhanh chóng,
chính xác và kịp thời.
Với mục đích thành lập một cơ chế gọn nhẹ và làm việc có
hiệu quả, công ty Real Lostics đã bố trí các phòng ban theo cơ cấu tổ chức đơn
giản nhất.
Trong
đó phòng XNK gồm 2 bộ phận:
Bộ phận sales - chứng từ
Khi nhận thông tin về lô hàng cần gửi, bộ phận này phải
nhanh chóng lập bộ hồ sơ liên quan theo yêu cầu của khách hàng.
Thu thập và xử lý thông tin, theo dõi tiến độ thực hiện
và hổ trợ bộ phận giao nhận trong việc đăng ký tờ khai hải quan, xin C/O…giao
và nhận bộ chứng từ.
Liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không đặt vé, đặt
chỗ, thuê kho lạnh, thuê tàu, tư vấn những dịch vụ phù hợp với từng đối tượng
khách hàng…
Làm đại lý cho hãng tàu, hãng hàng không. Thông quan hàng
hóa xuất nhập khẩu khi được yêu cầu
Bộ phận giao nhận
Phòng giao nhận vận tải có nhiệm vụ phụ trách mảng vận
tải của công ty, vận chuyển hàng hóa, kéo container bằng xe tải, xe container
khi nhận được yêu cầu từ các phòng MTO, phòng kho bãi, phòng giải pháp
container.
Hổ trợ bộ phận sales trong việc lập chứng từ có liên quan
đến lô hàng
Thận trọng kiểm tra những chứng từ từ người gửi hàng cũng
như trước khi xuất trình bộ chứng từ cho các cơ quan thủ tục…
Khai báo, làm thủ tục hải quan và các thủ tục khác có
liên quan để hoàn thành việc giao nhận hàng hóa XNK
Thông báo thông tin về lô hàng mà mình đang làm thủ tục
hài quan cho bộ phận sales ngay khi hoàn thành quy trình giao nhận
Nhận
xét.
Với bộ máy tổ chức nhân sự đơn giản, công việc được phân
cấp giao cho từng phòng ban quản lý và giải quyết một cách rõ ràng của công ty,
đã góp phần làm giảm chi phí và giúp giám đốc quản lý công ty một cách dễ dàng
hơn.
CHƯƠNG
III: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XK BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
TNHH REAL LOGISTICS
3.1.Sơ lược về tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty
Real Logistics
3.1.1. Tình hình chung
Từ
khi thành lập đến nay công ty Real Logistics đã có những biến đổi lớn ở cả hai
lĩnh vực giao nhận và khai báo hải quan. Mặc dù trong năm đầu công ty gặp nhiều
khó khăn nhưng với quyết tâm cao độ và sự đồng lòng của toàn thể Ban lãnh đạo
và cán bộ nhân viên công ty, công ty Real Logistics đã từng bước khắc phục khó
khăn, thử thách để cùng đưa công ty phát triển như ngày nay.
Trong
lĩnh vực giao nhận công ty đã xây dựng được một thương hiệu uy tín và vững
chắc. Công ty đã có một lượng khách hàng thường xuyên và quan hệ thân thiết
cùng với những khách hàng mới ngày càng tăng như công ty TNHH VietFood, công ty
TNHH TMDV Ánh Sáng Châu Á, công ty Chế biến và XK thủy hải sản Minh Phú,
Seafood Minh Hải….Bên cạnh đó, công ty còn có một số lượng khách hàng khô và
hàng cá nhân. Công ty đã thiết lập một mạng lưới khách hàng thân thiết nhờ khả
năng cung cấp những dịch vụ có chất lượng với giá cả cạnh tranh nhất. Công ty
đã có quan hệ đại lý với hầu hết các hãng hàng không đang hoạt động tại Việt
Nam như: Thai Airlines, Shanghai Airlines, Singapore Airlines, China Airlines,
Cathay Pacific….Vì thế công ty luôn đáp ứng tốt nhu cầu đặt chỗ của khách hàng
vào bất cứ thời điểm nào trong năm.
Về
mảng giao nhận đường biển, công ty đảm nhận làm thủ tục cho một số mặt hàng
như: củ ấu, kim châm, hạt sen, xe máy, hải sản…sang Đài Loan, Trung Quốc, Úc,
Mỹ….đều đặn mỗi tháng và có mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn như: Wanhai,
Evergreen, Yang Ming, APL…từ những năm đầu hoạt động kinh doanh đến nay.
3.1.2. Tình hình kinh doanh của công ty
Bảng
3.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2010 – 2011
|
Chỉ tiêu
|
2010
|
2011
|
||||
|
Tỷ đồng
|
Chênh lệch (%)
|
Tuyệt đối
|
Tỷ đồng
|
Chệnh lệch (%)
|
Tuyệt đối (tỷ đồng)
|
|
|
Tổng doanh thu
|
41,5
|
0
|
41,5
|
60,46
|
45,68
|
18,96
|
|
Tổng chi phí
|
30
|
0
|
30
|
50,5
|
68,33
|
38,33
|
|
Lợi nhuận trước thuế
|
5,45
|
0
|
5,45
|
13,5
|
147,7
|
8,05
|
|
Lợi nhuận sau thuế
|
4,2
|
0
|
4,2
|
10,57
|
151,67
|
6,37
|
(Nguồn:
Phòng kế toán công ty Real Logistics _ngày 31/12/2011)
Biểu
đồ 3.1: Biểu đồ hình cột thể hiện kết quả hoạt động kinh
doanh giai đoạn
2010
– 2011
Nhận xét
Nhìn chung qua hai năm thì tình hình hoạt động kinh doanh
của công ty có chiều hướng tăng nhẹ.
Năm 2010 với
tổng doanh thu 41.5 tỷ đồng, tổng chi phí 30 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế 5.45
tỷ đồng. Năm 2010 công ty mới thành lập chưa lâu nên còn gặp nhiều khó khăn khả
năng nhận biết của khách hàng về công ty và sử dụng các dịch vụ của công ty
chưa nhiều và thuế thu nhập doanh nghiệp 25% thì lợi nhuận sau thuế mới chỉ đạt
được con số 4.2 tỷ đồng thấp hơn so với chỉ tiêu kế hoạch đề ra cho năm 2010 là
4.5 tỷ đồng .
Đến năm 2011 tình hình kinh doanh thuận lợi với điều kiện
kinh tế phát triển, lượng hàng nhập và xuất tăng đột biến tạo cơ hội cho công
ty ăn lên làm ra. Công ty đã biết tận dụng lợi thế kinh doanh kho, mở rộng gom
hàng, vận tải đa phương thức, làm đại lý cho các hãng tàu lớn ở nước ngoài. Nhờ
đó đă thu hút được một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Do đó tổng doanh thu vào
năm 2011 là 60,46 tỷ đồng tăng 18,96 tỷ tương ứng 45.68%, tổng chi phí 50,5 tỷ đồng tăng 38.33 tỷ đồng
tương ứng 68,33%, lợi nhuận trước thuế
tăng 13,5 tỷ đồng tăng 8.05 tỷ đồng tương ứng 147,7% , lợi nhận sau thuế là
10,57 tỷ đồng tăng 6.37 tỷ đồng tương ứng 151,67% so với năm 2010. Có được kết
quả này là nhờ nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo công ty, và khả năng làm
việc của các thành viên trong công ty, nhờ vào việc nắm bắt được tình hình thị
trường, nhu cầu của khách hàng, bằng uy tín và phong cách làm việc chuyên
nghiệp của công ty đã mang lại thu nhập đáng kể cho công ty vào năm này.
Nguyên
nhân:
Do các thị trường chủ lực của thế giới lâm vào suy thoái,
ảnh hưởng toàn cầu, và công ty cũng không ngoại lệ khiến doanh thu của công ty
bị ảnh hưởng.
Từ phân tích trên ta thấy tuy mới đi vào hoạt động không
lâu nhưng có thể thấy rằng công ty đã cố gắng rất nhiều để đạt được một số
thành tựu nỗ lực nhất định đó là cho đến năm 2011 thì công ty dã có được một
lượng khách hàng trung thành, độ nhận biết của các doanh nghiệp kinh doanh đã
được nâng cao. Tuy nhiên trước tình hình hình kinh tế khó khăn, ngày càng có
nhiều công ty cạnh tranh trong nước đặc biệt là khu vực thành phố Hồ Chí Minh
như: Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn, Công ty Cổ Phần Kho Vận Và Giao Nhận Ngoại
Thương, công ty Daco logistics,…vì vậy công ty cần nỗ lực và hoàn thiện về các
khâu trong kinh doanh giao nhận hàng hóa nhiều hơn để phát triển, có được chỗ
đứng vững chắc và đáng tin cậy trên thị trường.
3.2. Những thuận lợi,khó khăn về giao nhận hàng hóa bằng
đường biển và đối thủ cạnh tranh
3.2.1 Thuận
lợi
Công ty có vị trí tọa lạc gần cảng là trung tâm để thực
hiện giao dịch ký gửi các dịch vụ hàng hóa trong và ngoài nước. Vì vậy, đây là
một điều kiện hết sức thuận lợi để công ty thực hiện giao dịch ký gửi hàng hóa
bằng hoạt động đường biển, giảm bớt chi phí và rút ngắn thời gian trong việc
khai báo hải quan.
Phòng làm việc của công ty được trang bị kỹ thuật tương
đối hiện đại với hệ thống máy tính nối mạng tiện lợi để nhân viên theo dõi cập
nhật thông tin thị trường, liên lạc với khách hàng, giải đáp những thắc mắc hay
tìm khách hàng qua thông tin mạng.
Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc
quản lý cũng như giảm chi phí tối đa.
Công ty luôn đặt chữ tín và chất lượng lên hàng đầu – đây
là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững và lâu dài. Điều này được chứng
minh bằng sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trong nước và đối tác nước ngoài.
Chính phủ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp về
chính sách thuế, khai báo hải quan, cơ chế xuất nhập khẩu…
Ban lãnh đạo công ty năng động và có nhiều kinh nghiệm,
nhạy bén nắm bắt những thay đổi của thị trường và nhanh chóng đưa ra những biện
pháp thích ứng với sự thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu, đem lại hiệu
quả cao trong hoạt động kinh doanh.
Mối quan hệ rộng rãi của Ban Giám Đốc cùng với khả năng
giao tiếp và phục vụ tận tình của đội ngũ Sales nên đây cũng là một lợi thế hỗ
trợ cho công ty khai thác thương vụ đem lại hiệu quả cao, đem lại lợi nhuận.
Công ty có được mối quan hệ, sự kết hợp chặt chẽ giữa các
nhân viên với nhau trong công ty từ bộ phận chứng từ đến bộ phận kế toán và
kinh doanh.
Bộ phận giao nhận là những người trẻ, năng động, nhiệt
tình trong công việc, nắm vững nghiệp vụ hải quan, có mối quan hệ tốt với nhân
viên hải quan và các cơ quan nhà nước có liên quan đến hoạt động xuất nhập
khẩu.
Công ty có đầy đủ phương tiên giao nhận như xe tải lớn,
xe bán tải, rất thuận tiện cho việc giao nhận hàng trong thành phố cũng như ở
các tỉnh lân cận.
Công ty có vị trí khá thuận lợi nên rất dễ phát triển đặc
biệt là trong giao nhận hàng hóa: gần sân bay Tân Sơn Nhất, nằm trên đường lớn,
gần các địa điểm làm thủ tục hải quan, cổng hàng xuất, cổng hàng nhập…
Thủ tục hải quan trong những năm gần đây đã được cải
thiện rất nhiều, có phần giảm hơn trước, thuận tiện cho doanh nghiệp trong thủ
tục giấy tờ được nhanh chóng hơn.
3.2.2. Khó khăn
Một
điểm yếu quan trọng của công ty là thiếu nguồn nhân lực được đào tạo chuyên
nghiệp, có kinh nghiệm và hiểu biết luật pháp quốc tế.
Do
chưa có sự đầu tư và nguồn vốn còn hạn chế nên công ty chưa có nhiều đại lý ở
nước ngoài và chưa mở rộng chi nhánh ở các tỉnh, thành như một số công ty khác.
Một
trong những trở ngại lớn đối với sự phát triển của ngành là hệ thống cơ sở hạ
tầng thiếu đồng bộ giữa các đại lý. Các trục đường bộ không được thiết kế đúng
tiêu chuẩn để có thể kết hợp tốt giữa các phương thức vận tải bằng đường biển,
đường sông, đường bộ và hàng không. Chẳng hạn các quốc lộ chỉ được thiết kế cho
xe tải trọng không quá 30 tấn lưu thông, trong khi theo tiêu chuẩn quốc tế,
trọng lượng một container 40 feet đầy hàng đã lên đến 34.5 tấn.
Như
vậy, để có thể lưu thông trên đường, công ty buộc phải sang hàng sang container
khác, làm tăng chí phí và mất thời gian.
Ngoài
ra, logistics là loại hình dịch vụ tổng hợp, quá trình hoạt động có liên quan
đến sự quản lý của nhiều bộ, ngành như: giao thông vận tải, thương mại, hải
quan, đo lường và kiểm định... Việc mỗi bộ ban hành một quy định riêng nhưng
không đồng bộ, thậm chí còn mâu thuẫn với nhau, cộng với việc cấm xe tải ở các
thành phố lớn đã gây ra những trở ngại không nhỏ cho ngành logistics
3.2.3. Đối thủ cạnh tranh
Do
hoạt đông giao nhận ở Việt Nam ngày càng phát triển và đây là ngành dễ hoạt
động, thâm nhập thị trường dễ. Nên hiện nay, ngày càng có nhiều công ty nhảy
vào hoạt động trong lĩnh vực này. Và tất yếu, sự cạnh tranh giữa các công ty
trong ngành sẽ rất lớn chủ yếu về giá cả và chất lượng giao nhận vì công ty nào
có giá dịch vụ giao nhận thấp hơn thì tạo ra lợi thế cạnh tranh tốt hơn. Tại
khu vực TPHCM nói chung công ty Real
Logistics phải đối mặt với nhiều đối thủ như: Safi, Sotrans, công ty Minh
Long…Và tại quận 4 nói riêng còn có sư xuất hiện và tham gia của hang loạt công
ty hoạt đông trong lỉnh vực giao nhận như: Cty CP Hàng Hải Sài Gòn, Cty CP Giao
nhận Vận tải Mỹ Á, Cty TNHH Giao nhận
Vận tải Gia Linh, Cty TNHH Thương mại và
Giao nhận Hàng hóa Hoàng Long….với quy mô hoạt đông khá mạnh trong lĩnh vực
giao nhận XNK đã gây không ít khó khăn cho công ty trong chiến lược cạnh tranh.
3.3. Quy trình giao nhận hàng hóa
XK bằng đường biển tại công ty Real Logistics
3.3.1.
Trình tự nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XK
Sơ
đồ 3.2: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XK bằng dường biển
|
Bước 1: Nhận yêu cầu và báo giá
cước
Để
phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thị truờng, bộ phận kinh doanh của
công ty cổ phần Real Logictics không ngừng nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới cho
mình qua các phuơng tiện như: báo chí,hội chợ, bạn bè….
Đầu
tiên nhân viên kinh doanh sẽ tìm đến các khách hàng, giới thiệu sản phẩm của
công ty, tư vấn, giải đáp thắc mắc liên quan đến dịch vụ, giá cả.
Nếu như khách
hàng đồng ý sử dụng dịch vụ của công ty, nhân viên kinh doanh hỏi khách các
thông tin về hàng hóa muốn xuất đi: như tên hàng hóa, đặc tính hàng hóa, số
luợng kiện, loại kiện để có thể báo giá cuớc cho khách hàng
Các
yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến giá là: quy mô lô hàng vận tải, khoảng cách quãng
đường vận tải, loại phương tiện vận tải. Mỗi loại hàng hóa khác nhau thuờng có
chi phí vận tải khác nhau do có sự khác nhau về thể tích và tính chất của hàng
hóa. Nếu hàng hóa không cồng kềnh thì chi phí sẽ rẻ hơn do số lượng hàng có thể
đóng vào phuơng tiện vận tải nhiều hơn. Ngoài ra giá cước vận tải còn phụ thuộc
vào nhu cầu về thời gian đáp ứng đơn hàng của khách hàng và các chi phí khác.
Giá cước rẻ nếu như công ty và hãng tàu có mối quan hệ tốt và số lượng hàng gửi
lớn
Bộ
phận kinh doanh công ty Real Logistics thông báo giá cước vận tải Quốc tế và
các chi phí khác liên quan đến vận tải như:
v Phụ
phí nhiên liệu (BAF_ Bulker Adjustment Factor: cho chuyến Châu Âu)
v Phụ
phí tiền tệ (CAF_ Currency Adjustment Factor)
v Phí
vận đơn (B/L_Bill of Lading)
v Phí
chứng từ
v Phí
xếp dỡ tại cảng (THC_Terminal Handling Charge)
v Phí
đóng gói hàng lẻ ( CFS_Container Frieght Station)
v Phí
chứng nhận xuất xứ (C/O_ Certificate of
Origin)
(Nếu
là hàng đi Mỹ và Canada phải thu thêm phí AMS)
Sau
đó bộ phận kinh doanh công ty Real Logisics sẽ gọi điện để tham khảo thêm về
yêu cầu của khách hàng. Nếu không có yêu cầu gì thêm và chấp nhận giá cước thì
hai bên sẽ hẹn để ký hợp đồng. (Trong thực tế hợp đồng chỉ thực hiện đối với
khách hàng mới, còn đối với khách hàng quen thì hai bên hợp tác dựa trên sự tin
tưởng lẫn nhau)
Bước 2: Đặt chỗ với hãng tàu
Khách
hàng sẽ thông báo cho bộ phận kinh doanh của công ty Real Logistics những thông
tin cần thiết như:
ü Tên
nguời gửi (Shipper)
ü Tên
người nhận (Consignee)
ü Tên
người được thông báo (Notify party):
ü Cảng
đi/Cảng đến
ü Cảng
đi
ü Cảng
đến
ü Tên
hàng hóa (Commdity_COMM)
ü Loại
hàng nguyên container (FCL)
ü Trọng
lượng hàng theo kích thước (Volume Weight_VOL)
Dựa trên những thông tin này, bộ phận kinh doanh sẽ cung
cấp cho bộ phận chứng từ để họ gửi công
văn thông báo cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ gửi xác nhận lại việc đặt chỗ và thông
báo lịch trình tàu đi, đến cho công ty Real Logistics. (Trường hợp, hãng tàu
không đảm bảo chỗ đã Booking thì người đại diện của hãng tàu sẽ thông báo cho
bộ phận kinh doanh của công ty biết để công ty có phương án giải quyết viêc lưu
chuyển hàng hóa một cách tốt nhất).
Công ty Real Logistics phúc đáp toàn bộ thông tin từ hãng
tàu Việt Nam cũng như tất cả yêu cầu bổ sung của người nhận hàng (nếu có). Sau
đó người gửi hàng sẽ thực hiện các công việc đóng hàng, giao hàng ra cảng.
Công ty Real Logistisc đăng ký Boking note với hãng tàu,
hãng tàu cấp lệnh giao container rỗng để công ty Real Logictics mượn trong đó
có tên tàu, số chuyến, ngày dự kiến khởi hành…
Sau đó, nhân viên công ty Real Logistics lấy container
rỗng và kiểm tra tình trạng container. Nếu container không có vấn đề gì thì kéo
về địa điểm đóng hàng theo yêu cầu của người gửi hàng.
Bươc
3: Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao cho cảng
v Hợp
đồng với nhà xe
Sau
khi có booking note, bộ phận kinh doanh của công ty Real Logistics liên hệ với
nhà xe kéo container về kho để xếp hàng (dựa vào Booking note để biết cảng lấy
container). Nhân viên nhà xe cầm lệnh lấy container rỗng xuống phòng điều độ
cảng, tại đây phải đóng tiền nâng hạ container, lấy phiếu giao nhận container,
Cont Packing list, seal của hãng tàu. Khi lấy container, nhân viên nhà xe phải
kiểm tra container: hầm, nóc, góc, vách container phải phù hợp với đặc điểm,
khối luợng hàng hóa cần chuyên chở.
v Đưa
container về kho để xếp hàng
Nếu
hàng xuất khẩu là loại hàng nguyên container, thì nhân viên nhà xe kéo
container về kho của khách hàng và giao lại cont packing list, seal của hãng
tàu cho khách hàng. Khách hàng dựa trên chi tiết hàng hóa: số seal, số
container, tên tàu, gross weight, net weight, số kiện, tên hàng, số ký để làm
packing list. Đồng thời khách hàng sẽ cung cấp các chứng từ này cho bộ phận
kinh doanh của công ty Real Logistics dựa vào đó để làm Bill of Lading. Trong
quá trình đóng hàng vào container phải đảm bảo không quá trọng tải trọng lượng
cho phép của hãng tàu.Việc vận chuyển container an toàn tùy thuộc vào việc đóng
hàng chính xác và việc phân đều hàng hóa trong container....
v Đóng
hàng: Đóng hàng vào container rỗng ngay tại kho
Khi
đóng hàng vào container rỗng tại kho thường sẽ có 3 bên quan sát việc đóng
hàng, bao gồm: nhân viên giao nhận của công ty, nhân viên giám định hàng hóa và
người giao hàng để đảm bảo hàng được giao đúng, đủ và để nhân viên giám định
lấy mẫu hàng kiểm định chất lượng hàng hóa xuất khẩu đúng tiêu chuẩn. Khi đóng
hàng tại kho công ty sẽ thuê xe chở container rỗng mà hãng tàu cấp từ cảng về
tận kho hàng, sau đó đóng hàng vào container và chở lại ra cảng. Đóng hàng vào
cont rỗng ngay tại kho rất thuận tiện trong việc vận tải, tiết kiệm được chi
phí nhân công khuân vác, tiết kiệm được thời gian.
v Vận
chuyển container đã xếp hàng ra cửa khẩu
Sau
khi đóng hàng vào container và vận chuyển ra cảng.
Tại
cảng, nhân viên nhà xe trình báo số seal, số container, tên tàu chở hàng để xe
vào cổng. Nhân viên nhà xe đóng phí và nhận phiếu nâng hạ container. Sau đó cầm
phiếu nâng hạ container đến phòng điều độ cảng để đuợc sắp xếp hạ container tại
bãi dành cho hàng xuất. Nhân viên giao nhận của công ty Real Logistics chuẩn bị
làm thủ tục hải quan. Nhân viên làm thủ tục hải quan đến phòng thương vụ cảng
tìm container để biết vị trí của container, và hải quan kiểm tra xong mới được
bấm seal.
Bước 4: Làm thủ tục cho hàng hóa
xuất khẩu
v Mở
tờ khai hải quan (2 bản chính)
Thủ
tục hải quan là các nội dung công việc mà người làm thủ tục hải quan và nhân
viên hải quan phải thực hiện theo quy định pháp luật đối với dối tượng làm thủ
tục hải quan khi xuất khẩu hàn hóa, xuất cảnh hoặc quá cảnh.
Làm
thủ tục hải quan là khậu mất nhiều thời gian và quan trọng trong quá trình thực
hiện hợp đồng vì nếu trục trặc trong việc khai hải quan cho lô hàng thì hàng
hóa không thể xuất đi hay nhập về. Trong thời gian đó đồi hỏi công ty phải tốn
khá nhiều chi phí cho lô hàng như làm lại hay bổ sung các thủ tục, lưu
container, lưu bãi…
Việc
chuẩn bị hồ sơ hải quan đòi hỏi người thực hiện phải am tường nghiệp vụ và có
kinh nghiệm để có thể tiến hành một cách cẩn thận trong từng chi tiết nội dung
trên tờ khai, vì vậy cần phải nắm một số ý sau:
ü Nội
dung khai báo: khai báo đầu đủ chính xác những nội dung trên tờ hải quan hiện
hành theo yêu cầu của cơ quan hải quan là nhiệm vụ của chủ hàng hay người đại
diện hợp pháp, nhân viên hải quan không khai hộ cho chủ hàng.
Tờ
khai hải quan là chứng từ pháp lý bắt buộc dùng để khai cho đối tượng làm thủ
tục hải quan, được làm theo mẫu thống nhất do cục hải quan quy định.
ü Hình
thức khai báo: bao gồm khai báo viết trên tờ khai hải quan và khai báo điện tử.
ü Thời
hạn làm thủ tục hải quan:
─
Đối với hàng hóa XK chậm nhất là 8 giờ
trước khi phương tiện vận tải xuất cảng.
─
Đối với phương tiện vận tải xuất cảnh
bằng đường biển: 1 giờ trước khi tàu xuất cảnh.
ü Thời
điểm đăng ký tờ khai hàng xuất khẩu:
─
Người làm thủ tục hải quan chỉ được đăng
ký tờ khai hải quan khi đã tập kết đủ hàng, trừ những lô hàng có khối lượng
lớn, số lượng lớn hoặc trường hợp đặc biệt không thể tập kết một lúc tại một
địa điểm để làm thủ tục.
─
Địa điểm làm thủ tục khai báo hải quan
cũng chính là địa điểm làm đầy đủ thủ tục khai báo, xuất trình kiểm tra và làm
nghĩa vụ nộp thuế hải quan.
Ở
TPHCM có các chi cục HQCK sau đây:
Cảng Sài Gòn
KVI: Tân cảng, Cát Lái
Cảng Sài Gòn
KVII: Khánh Hội, Nhà Rồng
Cảng Sài Gòn
KVIII: Tân Thuận,Bến Nghé, Vict, Rau Quả, Lotous.
Cảng Sài Gòn
KVIV: ICD Phước Long, ICD Transimex
0 nhận xét:
Đăng nhận xét