Quản trị cung ứng xe Toyota của Toyota Đà Nẵng – đại lý cấp 1 của Toyota Việt Nam

TỔng quan nghiên cỨu đỀ tài

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Trước xu thế quốc tế hóa, toàn cầu hoá nền kinh tế, môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh cao. Mỗi ngành, mỗi doanh nghiệp cần phải tìm cho mình hướng đi riêng sao cho phù hợp với xu thế của thị trường, phát huy được thế mạnh của doanh nghiệp nhằm tối đa hoá lợi nhuận và phát triển hơn nữa trong tương lai.

Thực tế cho thấy rằng xã hội càng phát triển thì nhu cầu về phương tiện đi lại của con người ngày càng cao. Mặc dù trên thị trường từ trước đến nay, xe máy vẫn chiếm lĩnh hơn cả, do thu nhập bình quân trên đầu người còn thấp, kinh tế Việt Nam tăng trưởng chậm hơn so với các quốc gia trên thế giới, tuy nhiên Việt Nam đang dần bước vào thời kỳ xã hội hóa xe hơi, giai đoạn mà ô tô không chỉ là tài sản hay phương tiện đi lại quý giá của một số ít người nữa, mà trở thành phương tiện di chuyển tiện nghi, an toàn phổ biến.

Những năm trở lại đây, mức sống của người dân Việt Nam ngày càng tăng cao, người sở hữu xe cũng tăng theo. Đặc biệt, khi thu nhập bình quân đầu người và cơ sở hạ tầng giao thông tại Việt Nam được cải thiện, nhu cầu xe cá nhân sẽ tăng mạnh. Do tin tưởng vào tiềm năng thị trường nên các hãng kinh doanh ô tô vẫn liên tục mở rộng quy mô sản xuất và phân phối.

Hiện nay, các hãng xe hơi nổi tiếng trên thế giới vẫn phân phối hàng vào thị trường Việt Nam dựa trên nhiều hình thức, một trong số đó là phân phối thông qua đại lý cấp một của công ty. Đối với các doanh nghiệp là đại lý cấp một chuyên phân phối hàng cho các hãng xe hơi này, nhiệm vụ chính là phát triển thị trường, tìm kiếm đơn hàng và cung ứng xe đến tay người tiêu dùng.

Trong quá trình hội nhập và phát triển, hoạt động cung ứng xe hơi của các đại lý cấp một càng trở nên cấp thiết. Xe hơi là sản phẩm kinh doanh chính của công ty, việc cung ứng kịp thời hay chậm trễ, thiếu hay thừa, thực hiện các chi phí liên quan đều là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tối ưu hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng cũng như sự tồn tại của các doanh nghiệp nhập khẩu này.

Nếu thiếu hàng, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sẽ không đạt hiệu quả tối đa do không khai thác hết nguồn lực hiện tại làm cho doanh số tiêu thụ giảm sút ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh của công ty,  nhưng nếu thừa hàng, thì cũng phát sinh các chi phí như chi phí bảo quản, chi phí lưu kho, chi phí ứ đọng vốn,…. Như vậy việc xác định chính xác số lượng tiêu thụ cần thiết để tổ chức mua sắm là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhập khẩu này.

Xuất phát từ sự ảnh hưởng không nhỏ của công tác quản trị cung ứng xe hơi tới hoạt động SXKD của các doanh nghiệp nhập khẩu  - đại lý cấp một của các hãng xe hơi trên thế giới nên hoàn thiện nội dung công tác quản trị cung ứng xe hơi cho các đơn vị này. Vì nếu làm tốt công tác này sẽ mang lại hiệu quả không nhỏ trong kinh doanh phân phối sản phẩm do xác định chính xác nhu cầu khách hàng, giảm thiểu được các chi phí không cần thiết như chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí vốn,…

Qua một thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế tại Toyota Đà Nẵng – đại lý cấp 1 của Toyota Việt Nam, bên cạnh những mặt tích cực, em thấy hoạt động quản trị cung ứng xe toyota còn có những mặt hạn chế, chưa thực sự đạt hiệu quả cao nhất. Do đó em chọn đề tài “Quản trị cung ứng xe Toyota của  Toyota Đà Nẵng – đại lý cấp 1 của Toyota Việt Nam” để làm đề tài nghiên cứu.

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quản trị cung ứng trong kinh doanh nói chung và lĩnh vực nhập khẩu xe hơi nói riêng, cũng như thấy được tính cấp thiết của việc nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng trong lĩnh vực kinh doanh xe hơi nhậ khẩu. Trong quá trình thực tập tại Toyota Đà Nẵng – đại lý cấp 1 của Toyota Việt Nam, được sự giúp đỡ tận tình của các ban lãnh đạo, các anh chị phòng kế hoạch, phòng marketing phòng tài chính – Kế toán và các phòng ban khác, đặc biệt là thầy/ cô giáo hướng dẫn ……………………, em đã lựa chọn đề tài: “giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng xe Toyota của Toyota Đà Nẵng” làm chuyên đề tốt nghiệp.

Đề tài đi sâu nghiên cứu công tác quản trị cung ứng tại Toyota Đà Nẵng, phân tích và đánh giá các chỉ tiêu của công tác quản trị cung ứng xe hơi Toyota. Từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng tại công ty.

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

-         Mục tiêu chung: Tìm hiểu công tác quản trị cung ứng xe hơi nhằm đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác này tại Toyota Đà Nẵng – đại lý cấp 1 của Toyota Việt Nam.

-         Mục tiêu cụ thể:

+        Góp phần hệ thống hóa lý luận về quản trị cung ứng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

+        Phân tích hoạt động quản trị cung ứng mà công ty đang thực hiện từ đó chỉ ra những mặt còn tồn tại, hạn chế.

+        Đưa ra phương hướng và giải pháp để giải quyết các vấn đề còn tồn tại đã tìm ra.

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu những vấn đề trong phạm vi nhập khẩu và phân phối xe hơi hãng toyota và những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng xe hơi tại Toyota Đà Nẵng.

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Nội dung của luận văn gồm có 3 chương:

-         Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài.

-         Chương 2: Một số vấn đề lí luận cơ bản về quản trị cung ứng.

-         Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng quản trị cung ứng xe toyota tại Toyota Đà Nẵng- Đại lý cấp 2 của Toyota Việt Nam

-         Chương 4: Kết luận và đề xuất về quản trị cung ứng tại Toyota Đà Nẵng- Đại lý cấp 1 của Toyota Việt Nam.

Chương 2

MỘt sỐ vẤn đỀ lí luẬn cơ bẢn vỀ quẢn trỊ cung Ứng

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1       Khái niệm cung ứng

Cung ứng bao gồm hai chức năng bộ phận: mua và quản lý dự trữ (tồn kho)

        i.            Mua: tức là hành động thương mại xuất phát từ biểu hiện của một nhu cầu và được thể hiện qua việc đặt hàng với nhà cung ứng đã lựa chọn.

Để hoạt động, mọi doanh nghiệp sử dụng những tư liệu sản xuất (máy móc, vật tư và các thiết bị khác), hơn nữa:

- Doanh nghiệp công nghiệp phải được cung cấp năng lượng, nguyên vật liệu mà chúng được biến đổi thành sản phẩm cuối cùng.

- Doanh nghiệp thương mại phải mua hàng hóa và nó sẽ bán lại.

     ii.            Quản lý dự trữ (tồn kho)

Mua chưa đủ, mà sản xuất hoặc bán hàng cũng không được ngưng trệ (không  thực hiện được do không có hoặc thiếu dự trữ). Dự trữ là toàn bộ hàng hóa hoặc những mặt hàng được tích lũy lại chờ đợi để sử dụng về sau, và nó cho phép cung cấp cho người sử dụng dần dần theo những nhu cầu của họ, không áp đặt cho họ những thời hạn và sự trục trặc.

Khái niệm dự trữ có liên quan đến khái niệm dự phòng và cũng như dự đoán. Có thể nói rằng, một doanh nghiệp đứt chân hàng khi nó không có nguyên liệu, thành phẩm hoặc là hàng hóa với số lượng cần thiết  vào lúc thích hợp.

-                Chức năng của tồn kho:

+     Chức năng liên kết: Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình tiêu thụ và  cung ứng. Tồn kho là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục vào những lúc cao điểm, nhất là khi cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định.

+     Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát. Trong trường hợp này tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể xảy ra.

+     Chức năng khấu trừ theo số lượng: Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có khối lượng lớn. Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hóa, nguyên vật liệu nhưng sẽ dẫn đến làm tăng chi phí tồn kho. Nhà quản trị cần phải xác định lượng hàng tối ưu để có thể hưởng được chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.

-                Vai trò của chức năng cung ứng là cung cấp cho khách hàng :

+ Vào thời điểm mong muốn (hàng hóa cần phải sẵn sàng khi người ta có nhu cầu).

+ Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít).

+ Với chất lượng mong muốn (có khả năng đáp ứng đúng nhu cầu).

+ Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách hàng phải chịu).

Bằng việc quản lý tốt cung ứng đã tạo ra khả năng cạnh tranh cho DN.

2.1.2       Khái niệm quản trị cung ứng

Quản trị cung ứng là tổng hợp các hoạt động quản trị xác định cầu và các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu (hàng hoá); tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lí nhất nhằm đảm bảo luôn cung ứng đúng, đủ các loại nguyên vật liệu (hàng hoá) theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với yêu cầu sản xuất – kinh doanh với hiệu quả cao nhất.

2.2 Nội dung của quản trị cung ứng

Tất cả các hàng hóa doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng một tầm quan trong như nhau:  thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng người cung ứng hạn chế).

Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất.

Nội dung của quản trị cung ứng hàng hóa bao gồm các nội dung chủ yếu là:

Thứ nhất: trên cơ sở chiến lược phát triển xây dựng chính sách mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lí.

Thứ hai: Tính toán và xác định chính xác số lượng, chất lượng mỗi loại hàng hóa cần mua sắm và dự trữ trong từng thời kỳ kế hoạch.

Thứ ba: Xây dựng các phương án và quyết định phương án mua sắm, bố trí kho tàng, đường vận chuyển và sự kết hợp vận chuyển tối ưu.

Thứ tư: Tổ chức mua sắm bao gồm việc xác định và lựa chọn bạn hàng, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán...

Thứ năm: Tổ chức vận chuyển hàng hoá bao gồm việc lựa chọn và quyết định tự vận chuyển hay thuê ngoài, quyết định lựa chọn phương án vận chuyển, quyết định lựa chọn người vận chuyển và quyết định phương án vận chuyển nội bộ.

Thứ sáu: Quản trị kho tàng và cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất.

Mục tiêu của hoạt động quản trị cung ứng hàng hóa là luôn luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ, đúng chủng loại, số lượng và chất lượng các loại hàng hoá cần thiết cho quá trình tiêu thụ với chi phí kinh doanh tối thiểu.

2.3 Công tác quản trị cung ứng hàng hóa trong doanh nghiệp hiện nay

2.3.1       Xác định cầu hàng hóa trong kỳ kế hoạch

2.3.1.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến cầu hàng hóa trong kỳ kế hoạch

Kế hoạch dự trữ của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau. Cụ thể, đối với các doanh nghiệp là đại lý cấp một trong phân phối xe hơi, trước hết đó là kế hoạch tiêu thụ sản phẩm (dịch vụ) trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tố khác. Thứ hai là định mức tiêu thụ. Thứ ba là tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường xe hơi. Thứ tư là tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Thứ năm là năng lực kho tàng của doanh nghiệp...

Việc xác định cầu về xe hơi trong từng thời kỳ còn là kết quả của sự thoả hiệp giữa nhiều bộ phận quản trị khác nhau trong doanh nghiệp

- Bộ phận tiêu thụ mong muấn có dự trữ hàng hóa nhiều nhằm luôn thoả mãn các yêu cầu của khách hàng trong mọi tình huống

- Bộ phận tài chính muốn giảm thiểu dự trữ, tiết kiệm chi phí cho DN.

- Bộ phận quản trị chung không muốn có dự trữ lớn vì như thế không đảm bảo tính hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

2.3.1.2. Xác định cầu hàng hóa cần thiết cho một thời kỳ kế hoạch dựa trên một số các phương pháp sau:

Thứ nhất:Dựa theo đơn hàng

Theo phương pháp này thì kế hoạch mua sắm hàng hóa được xây dựng trên các căn cứ dựa vào đơn hàng của khách hàng để đặt hàng

Phương pháp này có những ưu điểm và nhược điểm sau

+ Ưu điểm: Đơn giản, chính xác, dễ tính đối với các doanh nghiệp, nhất là các DN là đại lý cấp một phân phối xe hơi, tiết kiệm được chi phí tồn kho đáng kể.

+ Nhược điểm:

-Việc xác định nhu cầu hàng hóa được thống kê chính xác, cụ thể nhưng về thời gian đặt hàng nhiều khi lại quá gấp do tùy thuộc vào  khách hàng đặt hàng. Nên bị động trong việc cung ứng kịp thời nhu cầu mua sắm cuả khách hàng. Chưa kể một số nguồn hàng khan hiếm lại không thể đáp ứng khách hàng trong một thời gian ngắn mà khách hàng mong muốn.

Thứ hai: Phương pháp ngoại suy

Bản chất của phương pháp ngoại suy là kéo dài quy luật đã hình thành trong quá khứ để làm dự báo cho tương lai. Giả thiết cơ bản của phương pháp này là sự bảo toàn nhịp điệu, quan hệ và những quy luật phát triển của đối tượng dự báo trong quá khứ cho tương lai. Thông tin cung cấp cho phương pháp ngoại suy là số liệu về động thái của đối tượng dự báo trong quá khứ qua một số năm nhất định, thông thường yêu cầu thời khoảng quá khứ có số liệu phải lớn hơn nhiều lần thời khoảng làm dự báo. Phương pháp này thích hợp để dự báo những đối tượng phát triển theo kiểu tiệm tiến. Phương pháp ngoại suy có ưu điểm là đơn giản, tuy nhiên, nhược điểm chính là không tính được ảnh hưởng của các yếu tố khách quan đến kết quả dự báo.

Thứ ba: Hoạch định nhu cầu hàng hóa bằng phương pháp MRP1

Ø  Khái niệm MRP:

MRP là 1 hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu hàng hóa cần thiết cho hoạt động kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn. Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:

-         Doanh nghiệp cần những loại hàng hóa nào, ví dụ đối với kinh doanh xe hơi thì đó là những loại xe nào, chi tiết, bộ phận gì?

-          Cần sô lượng bao nhiêu?

-         Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?

-         Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?

-         Khi nào nhận được hàng?

Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại hàng hóa, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.

Ø   Các yêu cầu trong ứng dụng MRP:

Hoạch định nhu cầu hàng hóa đem lại lợi ích rất lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình kinh doanh mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thời gian đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật thường xuyên các dữ liệu về hàng hóa của công ty. Để MRP có hiệu quả cần thực hiện những yêu cầu sau:

-         Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin.

-         Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.

-         Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:

+ Lịch trình giao hàng cho khách hàng

+ Hoá đơn mua hàng

+ Hồ sơ dự trữ hàng hóa

-         Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết.